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如何进行优先级管理

发布时间:2019-07-25 22:00 来源:未知 编辑:admin

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  有一种很好的方法可以进行任务管理,就是首先先把能想到的所有任务一一列出,先不用进行优先级排序,任务不分大小,尽可能多的把自己能想到的任务全部先列出来。如果任务本身比较大,例如“写毕业论文”,那我们则需要进一步细化成为更为具体的,或者是能够落实到每一天的小任务,然后制定相应的任务列表,并附上相应的截止时间。

  如果说我们是在纸上列出所有的任务,我们可以用字母或者数字来标记任务的重要性和紧急性。A或者1就代表重要或者紧急,D或者4代表不那么紧急重要的任务。

  当然,有些人或许觉得这样的方式并不是很直观,尤其是当我们同时遇到同样紧急或者同样重要的任务时,将项目进行优先排序就会变得复杂起来。在这种情况下,我们可以借助一些小工具——紧急/重要矩阵,或者叫做紧急重要象限图或是四象限法则。

  如果把要做的事情按照紧急、不紧急、重要、不重要的排列组合分成四个象限,这四个象限的划分有利于我们对时间进行深刻的认识及有效的管理。

  在这个矩阵中,重要/紧急的事情可以是那些需要今天或者本周完成的事情,例如是上交作业或者是完成Literature Review,这些任务被称为是“Critical Activities”,重要是因为完成这些任务可以达成目标,紧急则是因为它们必须按时完成无法拖延。

  重要不紧急的事情则被定义为“Important Goals”,这些任务可能需要在未来某一段时间内完成,但他们对于实现目标依旧重要,因此我们也需要将这些任务写进计划里。

  事实上对于我们做计划来说,只有那些重要紧急或者重要不紧急的任务是有意义的。

  不重要但紧急的任务被我们定义为“Interruptions”,指的是我们计划外突然的事件,例如是一通电话或者一封邮件,不重要是因为它们可能不直接与我们的目标有关,紧急是因为他们在毫无预兆的情况下发生,并且需要马上处理。

  最后那些不重要不紧急的任务就是我们应该极力避免,或者尽可能少花时间的事情,例如做白日梦或者是看电视。

  在重要紧急矩阵的基础上,我们也可以添加上Action Plan,这样能够更方便地管理我们的任务。

  从图中我们可以看到,1-4个象限,分别是Do Now到Ignore,这就能够很好的帮助我们选择正确的方式去对待这些任务。

  我们需要每一天都梳理一下Critical Activities,然后同时分析一下自己在什么时间段效率最高,有些人可能是早起的鸟儿有一些可能是夜猫子,确保我们把效率最高的时间段留给重要的任务,这样我们能够集中注意力去完成这些任务。然后,我们就可以利用自己状态不那么好的时间,去完成一些常规的机械化的任务。

  其实对于优先级管理来说,最大的挑战是要预留出足够的时间给Group 2里的任务。因为大部分人都会处理重要紧急和紧急不重要的事情,而往往把重要且不紧急的任务搁置在一旁。只有到Group 2的任务变成了Group 1里面的重要且紧急,人们才往往会重视它们,因为截至时间快到了。到这个时候,人们往往就会觉得,如果早点开始行动,那结果会更好。所以有效时间管理的又一关键,则是有效控制Group 1和Group 3的任务,从而给Group 2里重要且不紧急的任务预留时间。

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